Das Self-Service-Portal des Datenservice Öffentlicher Einkauf

Unter der URL https://self-service.datenservice-oeffentlicher-einkauf.de/ ist das Self-Service-Portal des Datenservice Öffentlicher Einkauf für die Produktionsumgebung verfügbar. Des Weiteren gibt es das Portal für die Staging-Umgebung https://self-service.staging.datenservice-oeffentlicher-einkauf.de/ und das Portal für die Preview-Umgebung https://self-service.preview.datenservice-oeffentlicher-einkauf.de/.

Das Self-Service-Portal bietet als Betriebs- und Supportplattform einen benutzerfreundlichen Zugang zu allen Unterlagen des Datenservice Öffentlicher Einkauf.

Rollen im Self-Service-Portal

Für den Login im Portal muss ein Nutzer angelegt werden, indem über einen Klick auf 'Registrieren' ein neuer Account erstellt wird. Ist bereits ein Account für das Self-Service-Portal vorhanden, kann dieser genutzt werden. Dieser Nutzer kann nun über einen neuen Prozess verifiziert werden. Im Verifizierungsprozess kann ebenfalls ein PDF mit einer Verpflichtungserklärung hochgeladen werden. Hierfür gibt es aber keine feste Vorlage. Mit diesem Dokument wird versichert, dass die dort benannte Person befugt ist, Accounts für ihre Firma als Fachverfahrenshersteller zu verwalten.

WARNUNG
Für den Admin-Account des Self-Service-Portals bitte die E-Mail-Adresse eines Postfachs nutzen, jedoch keine persönliche, damit auch andere Personen aus der Organisation die Vermittlungsdienst-Accounts und Dashboard-Accounts verwalten können. Der Admin-Account des Self-Service-Portals ist über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail geschützt, weshalb für berechtigte Personen der Zugriff auf das Postfach unbedingt notwendig ist.

Nach Verifizierung des Admin-Accounts des Self-Service-Portals können mit diesem Account sogenannte Dashboard-Nutzer und Vermittlungsdienst-Nutzer mit eigener E-Mail und Passwort erstellt werden. Für jeden Dashboard-Nutzer kann explizit ausgewählt werden, von welchen einliefernden Systemen (Vermittlungsdienst-Accounts) dieser Nutzer die Bekanntmachungen einsehen können soll.

TIP
Nur Dashboard-Nutzer können die Bekanntmachungstabelle sehen, NICHT der Admin-User des Self-Service-Portals oder Vermittlungsdienst-Nutzer. Für einen Administrator des Self-Service-Portals muss somit zusätzlich ein Dashboard-Nutzer mit einer separaten E-Mail-Adresse eingerichtet werden, wenn er selbst die Bekanntmachungsübersicht sehen möchte.

Rollen-Übersicht

WICHTIG
Alle Accounts brauchen eine einzigartige E-Mail-Adresse. Es wird empfohlen, für den Admin-Account des Self-Service-Portals KEINE persönlichen E-Mail-Adressen zu nutzen!

Folgende Rollen gibt es im Self-Service-Portal:

Rolle im Self-Service-Portal	Beschreibung	Im Self-Service-Portal verfügbare Aktionen
Admin des Self-Service-Portals	Verantwortlich für alle Nutzeraccounts der Fachverfahrenshersteller ; Admin für den Fachverfahrenshersteller Muss von Support verifiziert sein, um alle Nutzerverwaltungsrechte freizuschalten Wichtig: Um alle Funktionen der Nutzerverwaltung freizuschalten, muss dem Support mitgeteilt werden, welcher Vermittlungsdienst -Account mit welchem Admin-Account des Self-Service-Portals verknüpft sein soll.	Anlegen von neuen Accounts für den Vermittlungsdienst Anlegen von neuen Dashboard-Nutzern Nutzerverwaltung für Ihre eigene Organisation Dokumentation ansehen
Dashboard-User	Service-Mitarbeiterin/Kundenbetreuungskonto mit Übersicht zu allen Bekanntmachungen der verknüpften Vermittlungsdienst -Accounts	Übersicht über alle Bekanntmachungen der verknüpften Vermittlungsdienst-Accounts Ein Nutzer kann mit mehreren Vermittlungsdienst-Accounts verknüpft sein Dokumentation ansehen
Vermittlungsdienst-Account	Nur für die technische Anbindung an den Vermittlungsdienst	Dokumentation ansehen

Verfügbare Services

Das Portal bietet folgende Hauptfunktionen:

Dokumentation ansehen
Anlegen von Admin-Accounts im Self-Service-Portal für Fachverfahrenshersteller (Admin-Accounts des Self-Service-Portals)
Nach erfolgreicher Verifizierung: Mit dem Admin-Account des Self-Service-Portals Vermittlungsdienst-Accounts und Dashboard-Benutzer anlegen (ersetzt die Account-Erstellung per E-Mail)
Mit Dashboard-Nutzer-Account: Übersicht von Bekanntmachungen ansehen
Admin-Account des Self-Service-Portals kann Nutzerverwaltung und Rechtevergabe durchführen (z.B. Nutzer anlegen, die Bekanntmachungen einsehen können)

Benutzerinformationen

Konto anlegen

Um ein Konto im Self-Service-Portal anzulegen, reicht ein Klick oben rechts auf das Benutzer-Icon mit anschließender Auswahl von "Registrieren". Anschließend besteht die Möglichkeit, ein Konto mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort anzulegen. Eine Bestätigungs-E-Mail wird kurz danach an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. Über den dort enthaltenen Link kann die Anlage des Kontos bestätigt werden. Danach ist mit den Zugangsdaten das Einloggen möglich und es besteht Zugriff auf das Registrierungsformular für eine Verifizierung als Admin des Self-Service-Portals. Das Formular wird an den Support zur Prüfung gesendet.

Neuen technischen Vermittlungsdienst-Account anlegen

Nachdem ein Admin-Konto im Self-Service-Portal angelegt und vom Support verifiziert wurde (siehe oben) und der Nutzer eingeloggt ist, kann er das Formular für die Anlage eines technischen Vermittlungsdienst-Accounts ausfüllen. Dieses geschieht auf der Startseite im Menü oben links unter „Registrierung VD-Account". Eine E-Mail mit den Kontodetails wird anschließend an die eingegebene E-Mail-Adresse geschickt.

Neuen Dashboard-User anlegen

Es besteht auch die Möglichkeit, neue Dashboard-User anzulegen. Dazu muss der Admin-User des Self-Service-Portals zur "Registrierung Dashboard-User" navigieren und das Formular ausfüllen. Unter "Verknüpfter VD-Account" können ein oder mehrere Vermittlungsdienst-Accounts ausgewählt sein. Eine E-Mail wird anschließend an die eingegebene E-Mail-Adresse mit den Kontodetails geschickt und der Dashboard-User kann sich anmelden und alle von dem verknüpften Konto gesendeten Benachrichtigungen sowie deren aktuellen Status einsehen.

Gesendete Bekanntmachungen (Notice-Tabelle) ansehen

Mit einem Dashboard-User-Account (siehe oben) kann man sich im Portal anmelden und alle von dem verknüpften Konto bzw. den verknüpften Kontos gesendeten Benachrichtigungen sowie deren aktuellen Status und (falls vorhanden) Fehlermeldungen einsehen. Der Dashboard-User kann auch die XML-Datei aus der Tabelle der eingereichten Bekanntmachungen herunterladen und Bekanntmachungen in der Notice-Tabelle stoppen, sofern er dazu die erforderlichen Rechte hat.